Ochrana osobních údajů

Společnost Inove s.r.o., IČO: 075 56 071, se sídlem Praha 10, Hostivař, náměstí Přátelství 1518/2, PSČ 102 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 303041, provozovatel webových stránek www.inove.cz (dále také jen „Inove.cz“ nebo „správce“) informuje tímto o základních zásadách a principech, na základě kterých jako správce osobních údajů ve smyslu článku 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) v souvislosti s poskytováním svých služeb nakládá s osobními údaji svých klientů, popř. zájemců o poskytnutí služby (dále také jen společně „subjekt údajů“). Veškeré postupy se řídí platnými právními předpisy ČR, EU a prováděcími interními předpisy, které mají za cíl zajistit ještě větší bezpečnost v rámci zpracování osobních údajů.

Základní sdělení správce osobních údajů:

1. Osobní údaj je cokoli, na základě čeho, Vás může kdokoli identifikovat
2. My jsme správce, který někdy využívá ke zpracování osobních údajů zpracovatele, a Vy jste subjekt údajů
3. Vaše osobní údaje pečlivě chráníme a používáme je pouze k tomu, k čemu máme oprávnění anebo Váš souhlas. Ne vždy je potřeba ke zpracování Vašich osobních údajů Váš souhlas
4. Neustále pracujeme na zdokonalování procesů, technických a organizačních opatření, která mají za úkol Vaše osobní údaje chránit
5. Pečlivě vybíráme, prověřujeme a smluvně zajišťujeme dodavatele, kterým Vaše osobní údaje předáváme
6. Pokud si podáte žádost, máte právo vědět, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, proč je zpracováváme a pokud tak činíme bez oprávnění anebo Vašeho souhlasu, máte právo na výmaz, opravu nebo omezení těchto údajů.
7. O zpracování osobních údajů vedeme záznamy

1. Účel zpracování osobních údajů

Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – abychom mohli poskytovat danou službu, kterou si u nás objednáte. Zahrnuje to případy, kdy sjednáváme novou smlouvu nebo je plněna již uzavřená smlouva.

V ostatních případech vaše údaje zpracováváme pouze s vaším výslovným souhlasem.

Osobní údaje, které nám poskytnete (sdělíte), využíváme k tomu, abychom Vám mohli poskytovat naše služby na co nejvyšší úrovni a co nejvíce cílené na Vaše specifické potřeby, nebo například abychom Vás kontaktovali a poskytli Vám informace, o které jste nás požádal/a. Zároveň Vaše osobní údaje potřebujeme k tomu, abychom sami splnili zákonem stanovené povinnosti a také povinnosti, k nimž jsme se zavázali v rámci našeho smluvního vztahu. Shromážděné informace také využíváme k tomu, abychom Vám mohli zasílat obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, o chystaných změnách nebo nových službách, které poskytujeme.

Informace nashromážděné ze souborů cookies (při návštěvě webových stránek www.inove.cz) využíváme k vylepšení uživatelského prostředí webových stránek a celkové kvality našich služeb. K tomu využíváme několik služeb třetích stran.

Osobní údaje získané od třetích stran (např. veřejné rejstříky) využíváme při poskytování našich služeb a k ochraně našich právem chráněných zájmů.

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě plnění vzájemné smlouvy nebo Vašeho požadavku, na základě plnění našich zákonných povinností, na základě našeho oprávněného zájmu anebo na základě Vašeho případného souhlasu, uděleného pro konkrétní zpracování (v některých případech u zasílání newsletterů či obchodních sdělení). Před použitím informací za účelem, který není uveden v tomto dokumentu, vždy pečlivě vyhodnotíme, zda je k takovému použití potřebný Váš souhlas. V kladném případě Vás budeme informovat a o souhlas si Vás dovolíme požádat.

Oprávněným zájmem správce, na jehož základě můžeme zpracovávat osobní údaje, je vzájemný vztah subjektu údajů a správce. Jedná se zejména o kontaktování subjektu údajů v rámci plnění smluvních povinností, vzájemného obchodního styku vč. přímého marketingu a zasílání newsletterů či obchodních sdělení (v případě, že od správce obdržíte newsletter prostřednictvím e-mailu, znamená to, že jste naším klientem). Dále se jedná o zlepšování našich služeb, které Vám poskytujeme na základě smluvního vztahu, popř. zefektivnění zákaznické podpory. Oprávněným zájmem může být taktéž ochrana právních nároků smluvních stran.

Zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoli odmítnout a nebude to mít jakýkoli vliv na vzájemné smluvní vztahy správce a subjektu údajů. Souhlas s takovýmto zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Při neposkytnutí požadovaných údajů pro poskytování našich služeb nemusí být možné naše služby poskytovat, případně bude možné je poskytovat pouze v omezeném rozsahu.

2. Doba zpracování

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, tj. vždy minimálně po dobu trvání smlouvy, a dále pak po dobu trvání práv a povinností vyplývajících z uzavřené smlouvy, popřípadě obecně závazných předpisů a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen/oprávněn ty které údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění výše uvedených účelů, pro které byly shromážděny – poskytování počítačového programu, software či webové aplikace a souvisejících služeb.

Změní-li se podmínky poskytování služeb způsobem, který bude mít vliv na činnosti zpracování osobních údajů (zejména změní-li se licenční model poskytování služeb), závisí doba zpracování na době, po kterou je provádění činností dle konkrétní smlouvy nezbytné ke splnění závazků správce.

Osobní údaje budeme zpracovávat především po dobu trvání smluvního vztahu, tedy při poskytování služeb uvedených výše. Dále budeme osobní údaje uchovávat po dobu stanovenou jednotlivými zákony. Dále můžeme uchovávat osobní údaje po dobu stanovené dalšími předpisy, a to v případech, že náš smluvní vztah vyžaduje, abychom pro Vás v zákonné délce tyto dokumenty uchovávali. Pro účely založené na právních důvodech našeho oprávněného zájmu činí doba 4 roky od splnění smlouvy či zrušení přístupu k počítačovému programu.

3. Rozsah (kategorie) zpracovávaných osobních údajů

Zpracování se týká osobních údajů, které správce od subjektu údajů získá v rámci jednání o uzavření smlouvy, při samotném uzavření smlouvy anebo na základě informací a dokumentů poskytnutých subjektem údajů v souvislosti se smlouvou, popř. žádostí o její uzavření, jedná se zejména o identifikační údaje, kontaktní údaje. Zpracovávají se tedy v rozsahu, ve kterém byly poskytnuty, v jakém vznikají za trvání toho, kterého závazku a/nebo v jakém je správce oprávněn či povinen tyto sám zjišťovat na základě obecně závazných právních předpisů či souhlasu subjektu údajů.

K osobním údajům jsou přiřazovány údaje týkající se smluvního vztahu, včetně údajů nutných ke splnění zákonné předsmluvní a smluvní informační povinnosti.

Činnost správce spočívá zejména v poskytování počítačových programů a služeb s tím souvisejících (aktualizace, podpora, konzultace apod.)

Zpracováváme následující údaje:

Osobní údaje, které nám poskytnete a sdělíte za účelem poskytnutí licence k počítačovému programu a k poskytování souvisejících služeb, a to prostřednictvím registračního systému či při uzavření licenční smlouvy.

Může se jednat o následující: osobní údaje Vašich zaměstnanců, statutárních orgánů či zástupců, spolupracujících osob, klientů, obchodních partnerů a jejich zaměstnanců či jinak zúčastněných osob.

Nejčastěji se bude jednat o tyto kategorie osobních údajů: identifikační údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, členství v profesních komorách), adresní údaje (zejm. adresa bydliště a místa podnikání, e-mailová adresa, telefonní číslo), popisné údaje (zejm. bankovní spojení, kopie dokumentů, historie objednávek apod.), zvláštní – citlivé údaje (zejm. údaje, které vypovídají o členství v odborech, o zdravotním stavu, údaje z veřejných rejstříků apod.).

Zpracováváme také informace o Vaší aktivitě na našich webových stránkách. Návštěvou našich stránek dochází k zaznamenávání Vaší aktivity na našem webu. Využíváme technologie cookies k analyzování provozu na našich webových stránkách. Když navštívíte náš web, shromažďujeme informace o Vašem chování na webu, jako je počet navštívených stránek, délka návštěvy, navštívené stránky, opakování návštěv apod. Tyto informace nikdy nespojujeme s žádnými Vašimi osobními údaji, jako jsou údaje, které vyplníte do formulářů nebo Vaše IP adresa. Další informace o využití cookies jsou uvedené níže.

4. Způsob zpracování osobních údajů, zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení ve smyslu požadavků obecně závazných právních předpisů.

Veškeré osoby, které přicházejí ze své pracovní pozice (nebo v rámci smluvně převzatých povinností) do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti.

Zpracování provádějí zejména pověření zaměstnanci správce, přičemž správce na základě smlouvy o zpracování osobních údajů při splnění podmínek pověřuje zpracováním osobních údajů i zpracovatele (externí účetní, externí poskytovatele IT služeb apod.)

Pokud jde o příjemce osobních údajů – vedle shora uvedených osob mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale to pouze v případě, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. orgány činné v trestním řízení, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu práv správce (např. soud), nebo pokud to bude nezbytné k naplnění povinností ze smlouvy, nebo pokud to bude nezbytné k naplnění povinností, které vyplývají správci z obecně závazných právních předpisů.

Pokud zjistíme, že došlo k jakémukoli porušení zabezpečení osobních údajů, jsme povinni Vás o této skutečnosti neprodleně, nejpozději však do 24 hodin od zjištění, informovat, přičemž uvedeme alespoň zjištěný způsob porušení, kategorie osobních údajů, jichž se týká, vymezení subjektů, jejichž osobních údajů se porušení týká, popis pravděpodobných důsledků porušení a popis opatření, které jsme přijali s cílem vyřešit dané porušení zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů, pokud k porušení došlo na naší straně a pokud jsou pro nás dané informace zjistitelné s vynaložením prostředků, přiměřených účelu poskytování našich služeb.

5. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má veškerá práva přiznaná obecně závaznými právními předpisy.

Především má právo požádat správce o informaci o zpracování svých osobních údajů. Správce je povinen mu bez zbytečného odkladu sdělit informace o účelu zpracování, zpracovávaných osobních údajích či jejich kategoriích, včetně veškerých dostupných informacích o jejich zdroji, příjemci, případně kategoriích příjemců, a dále informace o povaze automatizovaného zpracování, pokud jsou údaje využívány pro rozhodování o právech subjektu údajů.

Pokud se subjekt údajů domnívá, že správce nebo zpracovatel jeho osobní údaje zpracovává v rozporu s ochranou jeho osobního života nebo v rozporu se zákonem, má právo jej požádat o vysvětlení a/nebo vyzvat jej k odstranění protiprávního stavu, tzn. k blokování, opravě, doplnění nebo likvidaci (tzv. výmazu) osobních údajů. Se svými podněty se může obrátit i přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů – www.uoou.cz.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází k na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) ukládá nám to zákonná povinnost nebo (v) ve vztahu k osobním údajům, k jejichž zpracování jste udělil souhlas, tento souhlas odvoláte.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu, včetně profilování založeného na našem oprávněném zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány. V případě námitky proti zpracování, založeného na dalších důvodech, bude tato námitka vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Právo na přenositelnost znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají a které jste nám poskytli na základě souhlasu nebo smlouvy, a které jsou zároveň zpracovávány automatizovaně, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci.

Právo odvolat souhlas znamená, že můžete kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili. V takovém případě přestaneme zpracovávat Vaše osobní údaje na základě tohoto právního titulu, pokud již nebude existovat právní titul jiný.

Pro bližší informace nebo pro uplatnění práv subjektů údajů nás lze kontaktovat na následujícím e-mailu a telefonním čísle:

+420 775 389 410

info@inove.cz

6. Poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, nicméně jejich neposkytnutí či nesouhlas s jejich zpracováním může znamenat překážku k uzavření smlouvy.

Zpracováním nezbytným k plnění smlouvy je zpracování pro účely popsané pod bodem 1, tj. bez poskytnutí uvedených osobních údajů pro tyto účely nelze smlouvu se správcem uzavřít. Zpracování osobních údajů pro účely popsané pod bodem 1 je za podmínek obecně závazných právních předpisů možné i bez souhlasu subjektu údajů.

Změny informací o zpracování osobních údajů budou zveřejňovány na webových stránkách www.inove.cz. V případě, že se bude jednat o významné změny, budeme Vás informovat podrobnějším způsobem.

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 1. 5. 2022.

Tým Inove s.r.o.